Comment faire un inventaire de stock, étape par étape
L’inventaire consiste à compter ce que vous avez réellement en rayon et en réserve, puis à le comparer avec ce que votre cahier ou votre logiciel annonce. Bien fait, il révèle les pertes, évite les ruptures et vous dit ce que votre stock vaut.
Pourquoi faire un inventaire régulièrement
Un stock que l’on ne compte jamais finit toujours par différer de la réalité : vols, casse, erreurs de rendu, produits périmés, ventes non notées. Plus l’inventaire est espacé, plus l’écart est grand et plus il est difficile d’en trouver la cause.
Un inventaire complet une à deux fois par an est un minimum. Pour les produits qui coûtent cher ou qui partent vite, un comptage tournant chaque semaine est bien plus efficace.
Préparer l’inventaire
Choisissez un moment calme : avant l’ouverture, ou après la fermeture. Arrêtez les entrées et les sorties de marchandise pendant le comptage, ou notez-les à part.
Rangez les articles par famille, mettez les produits identiques ensemble et prévoyez une liste imprimée ou un fichier avec le nom de chaque article, son unité (pièce, kg, litre, carton) et la quantité attendue.
Compter, étape par étape
- Comptez zone par zone (rayon 1, rayon 2, réserve) et cochez chaque zone terminée.
- Notez la quantité réellement trouvée, jamais celle que vous croyez avoir.
- Faites compter par deux personnes les articles de grande valeur.
- Séparez les produits abîmés ou périmés : ils ne comptent pas dans le stock vendable.
- Recomptez immédiatement tout écart important avant de le valider.
Calculer les écarts et la valeur du stock
L’écart est la quantité comptée moins la quantité attendue. Un écart négatif signale une perte ; un écart positif, une entrée non notée ou une erreur de comptage.
La valeur du stock se calcule article par article : quantité × prix d’achat. Additionnez le tout pour savoir combien d’argent est immobilisé en marchandise. C’est aussi la base pour calculer vos marges.
Faire l’inventaire avec Kaislo
Dans Kaislo, ouvrez Stock, touchez l’article et indiquez la quantité comptée : le stock est corrigé et l’écart est gardé dans l’historique. Vous voyez la valeur du stock au prix d’achat et à la vente, et vous pouvez exporter l’inventaire en Excel à tout moment.
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Comment faire un inventaire de stock, étape par étape
À quelle fréquence faire un inventaire ?
Un inventaire complet au moins une fois par an, et un comptage tournant (quelques familles chaque semaine) pour les produits chers ou qui se vendent beaucoup.
Que faire d’un écart d’inventaire ?
Recomptez, cherchez une entrée ou une vente non notée, puis corrigez le stock et gardez la trace de l’écart pour comprendre sa cause.
Peut-on faire l’inventaire sans logiciel ?
Oui, avec un cahier ou un tableau Excel, par exemple le modèle gratuit proposé sur cette page. Un logiciel évite de tout recopier et met le stock à jour à chaque vente.