Écart de caisse : les causes les plus fréquentes et comment les réduire

Calculer l’écart

Espèces attendues = fond de caisse du matin + ventes en espèces – dépenses payées en espèces. L’écart est l’argent compté moins l’argent attendu : négatif, il manque de l’argent ; positif, il y en a trop.

Les causes les plus fréquentes

• Erreurs de monnaie rendue, surtout aux heures de pointe.
• Ventes non notées, ou notées avec un mauvais montant.
• Paiement par mobile money ou carte noté en espèces (et l’inverse).
• Dépenses payées dans la caisse sans être enregistrées.
• Crédits accordés non notés, ou remboursements encaissés non notés.
• Plusieurs vendeurs qui puisent dans la même caisse.
• Vols ou pertes, quand les écarts sont réguliers et du même côté.

Chercher l’origine d’un écart

• Recomptez l’argent, billets et pièces séparément.
• Comparez le total des tickets avec le total encaissé, mode de paiement par mode de paiement.
• Vérifiez les dépenses et les crédits de la journée.
• Repérez si l’écart tombe toujours avec le même vendeur ou la même tranche horaire.

Réduire les écarts durablement

• Une caisse par vendeur, ou un vendeur identifié sur chaque vente.
• Tout noter tout de suite, sans « je le note plus tard ».
• Compter le fond de caisse à l’ouverture et à chaque changement de vendeur.
• Faire la clôture chaque soir, jamais une fois par semaine : un écart d’hier se retrouve, un écart de la semaine non.

Voir l’écart avec Kaislo

À la clôture, Kaislo affiche les espèces attendues, vous saisissez le montant compté et l’écart apparaît tout de suite, avec le détail par mode de paiement. Chaque vente garde le nom du vendeur : vous voyez qui a encaissé quoi.